نوشتن نامه درخواست می تواند راهی رسمی برای درخواست چیزی یا کسب اجازه از شخصی باشد. چه در حال نوشتن نامه به کارفرمای خود، یک سازمان دولتی یا هر سازمان دیگری هستید، پیروی از این هفت مرحله می تواند به شما در ایجاد یک درخواست موثر کمک کند
مرحله 1: تحقیق و جمع آوری اطلاعات قبل از نوشتن نامه درخواست خود، جمع آوری تمام اطلاعات لازم در رابطه با درخواست خود ضروری است. این شامل درک هدف نامه شما، دانستن اینکه به چه کسی باید آن را خطاب کنید، و گردآوری هر گونه اسناد یا شواهدی که ممکن است مورد نیاز باشد، می شود.
مرحله 2: قالب و ساختار نامه درخواست باید از قالب و ساختار رسمی پیروی کند. با اطلاعات تماس خود (نام، آدرس، شماره تلفن، ایمیل) و سپس تاریخ شروع کنید. سپس اطلاعات تماس گیرنده (نام، عنوان، سازمان، آدرس) را وارد کنید. از یک سلام رسمی مانند «آقا/خانم/دکتر عزیز» استفاده کنید. به دنبال آن نام خانوادگی آنها.
مرحله 3: مقدمه در پاراگراف آغازین، هدف نامه خود را به وضوح بیان کنید و در صورت لزوم خود را معرفی کنید. توضیح مختصری در مورد دلیل نوشتن نامه و آنچه درخواست می کنید ارائه دهید. مهم است که در معرفی خود مختصر و مشخص باشید.
مرحله 4: جزئیات پشتیبانی را ارائه دهید در پاراگراف های بعدی، اطلاعات دقیقی درباره درخواست خود ارائه دهید. توضیح دهید که چرا به چیزی که می‌خواهید نیاز دارید و هرگونه اطلاعات پس زمینه مرتبط یا زمینه را ارائه دهید. از زبان واضح و متقاعدکننده برای انتقال موثر پیام خود استفاده کنید.
مرحله 5: مودب و حرفه ای باشید لحن مودبانه و حرفه ای را در طول نامه حفظ کنید. از زبان مناسب استفاده کنید و از استفاده از عبارات عامیانه یا غیر رسمی خودداری کنید. نشان دادن احترام و ادب نسبت به گیرنده نامه بسیار مهم است.
مرحله 6: مراحل اقدام را مشخص کنید به وضوح بیان کنید که می‌خواهید گیرنده در مورد درخواست شما چه اقدامی انجام دهد. در صورت وجود، در مورد هر مهلت یا چارچوب زمانی مشخص باشید. این به گیرنده کمک می کند تا انتظارات شما را درک کند و مطابق با آن پاسخ دهد.
مرحله ۷: بستن در پاراگراف پایانی، قدردانی خود را از توجه گیرنده به درخواست شما ابراز کنید. اطلاعات تماس خود را مجدداً ارائه دهید و در صورت نیاز هرگونه اطلاعات یا توضیح اضافی را ارائه دهید. نامه را با یک اختتامیه رسمی مانند “با احترام” یا “با احترام” و سپس نام و امضای خود پایان دهید.
با انجام این هفت مرحله می توانید یک درخواست نامه با ساختار و متقاعد کننده بنویسید که شانس دریافت پاسخ مثبت را افزایش می دهد.
27 نکته برای نوشتن یک درخواست نامه موثر:
علاوه بر مراحل ذکر شده در بالا، در اینجا 27 نکته برای افزایش اثربخشی نامه درخواست شما وجود دارد:
- روشن و مختصر باشید: درخواست خود را به طور واضح و مختصر بیان کنید.
- از دستور زبان و املای مناسب استفاده کنید: مطمئن شوید که نامه شما فاقد اشتباهات دستوری و املایی است.
- درست خطاب به گیرنده: هنگام خطاب به گیرنده از عنوان و نام مناسب استفاده کنید.
- اطلاعات پس زمینه مربوطه را ارائه دهید: هر گونه جزئیات مرتبطی را که از درخواست شما پشتیبانی می کند، لحاظ کنید.
- از لحن مودبانه استفاده کنید: لحن مودبانه و محترمانه را در طول نامه حفظ کنید.
- از زبان منفی بپرهیزید: به جای استفاده از اصطلاحات منفی بر زبان مثبت تمرکز کنید.
- برجستگی مزایا: بر مزایا یا مزایای انجام درخواست خود تأکید کنید.
- درج شواهد پشتیبان: هر گونه اسناد یا شواهدی که پرونده شما را تقویت می‌کند، پیوست کنید.
- حرفه ای نگه دارید: از حکایات شخصی یا جذابیت های احساسی خودداری کنید مگر اینکه مرتبط باشند.
- افکار خود را سازماندهی کنید: نکات خود را به شیوه ای منطقی و منظم ارائه دهید.
- از نقاط گلوله یا فهرست‌های شماره‌دار استفاده کنید: از این قالب‌ها برای هضم‌تر کردن اطلاعات پیچیده استفاده کنید.
- اجتناب از اصطلاحات تخصصی: از زبان ساده و قابل فهم استفاده کنید و از اصطلاحات تخصصی اجتناب کنید.
- واقع بین باشید: مطمئن شوید که درخواست شما منطقی و قابل دستیابی است.
- نامه خود را تصحیح کنید: خطاها را بررسی کنید و مطمئن شوید که نامه به آرامی جریان دارد.
- از هر دستورالعمل یا دستورالعملی پیروی کنید: اگر دستورالعمل‌های خاصی ارائه شده است، از آنها پیروی کنید.
- آن را شخصی کنید: نامه را برای گیرنده و سازمان خاص تنظیم کنید.
- <قوی>از فونت و قالب حرفه ای استفاده کنید: یک فونت خوانا انتخاب کنید و یک قالب حرفه ای داشته باشید.
- به نکته پایبند باشید: از اطلاعات غیر ضروری یا جزئیات نامربوط اجتناب کنید.
- مداوم اما محترم باشید: در صورت لزوم، درخواست خود را پیگیری کنید، اما از زورگویی بپرهیزید.
- زمان بندی را در نظر بگیرید: درخواست خود را به موقع ارسال کنید تا امکان بررسی مناسب فراهم شود.
- اثبات تحویل: ارسال نامه را از طریق پست یا ایمیل تایید شده همراه با رسیدهای خوانده شده در نظر بگیرید.
- به نگرانی‌های احتمالی رسیدگی کنید: هرگونه اعتراض یا نگرانی را پیش‌بینی کنید و در نامه خود به آنها رسیدگی کنید.
- در صورت نیاز به دنبال کمک باشید: اگر در مورد نوشتن نامه مطمئن نیستید، از یک منبع قابل اعتماد کمک بگیرید.
- حفظ قالب‌بندی حرفه‌ای: از حاشیه‌ها، فاصله خطوط و تراز مناسب استفاده کنید.
- از اغراق بپرهیزید: به حقایق پایبند باشید و از اغراق یا تزیین درخواست خود بپرهیزید.
- سپاسگزاری: از وقت و توجه گیرنده قدردانی کنید.
- پیگیری مناسب: اگر پاسخی دریافت کردید، به سرعت و مناسب پاسخ دهید.
با گنجاندن این نکات در نامه درخواست خود، می توانید شانس دستیابی به نتیجه دلخواه خود را افزایش دهید.
منابع :
- The Balance Careers - یک منبع آنلاین معتبر که مشاوره تخصصی در مورد موضوعات مختلف مرتبط با شغل، از جمله نوشتن نامه‌های درخواستی مؤثر ارائه می‌دهد.
- Purdue Online Writing Lab (OWL) - یک وب‌سایت معتبر که منابع نوشتاری جامع، از جمله دستورالعمل‌های مربوط به مکاتبات تجاری و نامه‌نویسی رسمی را ارائه می‌دهد.
- Harvard Business Review - یک نشریه مشهور که طیف گسترده ای از موضوعات مرتبط با تجارت را پوشش می دهد، از جمله استراتژی های ارتباطی موثر و نکات حرفه ای نوشتن.
